Wat willen we bereiken?

Wij zien dat de voorbeeldfunctie en de reputatie van de gemeente steeds belangrijker wordt. Wij vinden het belangrijk dat inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en medewerkers trots kunnen zijn op de gemeente. De doelen in dit programma sluiten daarop aan. Door onze organisatie te innoveren, door goed werkgeverschap en door een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering zorgt de organisatie dat zij toekomstbestendig is en blijft en daardoor zich optimaal kan inzetten voor de stad. Een samenwerking met de gemeenten in de regio op belangrijke thema's is daarbij zowel onontbeerlijk als verstandig. Zowel inwoners als vraagstukken houden zich immers niet aan onze gemeentegrenzen. Bovendien staan we veelal voor dezelfde opgaven in de ontwikkeling van ons werk voor de stad en onze bedrijfsvoering. In onze bedrijfsvoering toetsen wij steeds of een samenwerking met andere gemeentelijke organisaties kan helpen onze bedrijfsvoering gezond te houden en voortdurend te verbeteren. Een toekomstbestendige organisatie kijkt vooruit, anticipeert op te verwachten ontwikkelingen en is daardoor voortdurend in ontwikkeling. Ook voor 2023 zien wij ontwikkelingen die leiden tot onderstaande doelen waar we in 2023 aan gaan werken.

Faciliterende werkomgeving
Sinds de corona pandemie ontwikkelt hybride werken zich tot de nieuwe standaard. Het adequaat ondersteunen van die ontwikkeling is ook in 2023 een belangrijke doelstelling. Het bieden van een passende en prettige werkomgeving - waar die ook is- heeft geleid tot het in 2022 ontwikkelen van een nieuw werkplekconcept voor de kantooromgeving van het Stadshuis dat in 2023 geïmplementeerd wordt.

Bij die vernieuwde inrichting van de hybride werkplekomgeving bieden we meer verschillende en andere typen werkplekken. We creëren ontmoetingsplekken, samenwerkplekken en projectruimtes die de samenwerking onderling helpen verstevigen. De inrichting maken we flexibeler zodat deze eenvoudiger kan meegroeien of krimpen met de behoefte, onder meer door het inzetten van aanlandplekken.  Door deze aanpassingen kan de medewerker de werkplek kiezen die het beste past bij het werk en de behoefte van dat moment. We verwachten een positief effect op de kwaliteit van onze inzet en het welbevinden van medewerkers.

Met het nieuwe Atrium (zie programma bestuur en dienstverlening) hebben we als organisatie een nog mooiere verbinding in ons Stadshuis met de stad. Daar willen we dus zichtbaar zijn en laagdrempelige ontmoeting tussen stad en organisatie(s) mogelijk maken, waarbij de bezoeker de keuzevrijheid heeft tussen fijn verblijven of efficiënte dienstverlening. Ook hier sluiten we met de inrichting optimaal aan bij de behoeften aan het gebruik van deze ruimten. In 2023 werken we aan de realisatie van het Atrium.

Gedurende de ontwikkeling van zowel de kantooromgeving als het Atrium is de werkbaarheid voor de medewerkers en het mogelijke effect op de dienstverlening een belangrijk punt van aandacht. Waar nodig treffen wij maatregelen om de 'winkel open te houden tijdens de verbouwing'.

Wij innoveren ons werk voor meer slagkracht en kwaliteit van ons werk
Een toekomstbestendige organisatie is ook een wendbare organisatie. Ook met onze processen en systemen faciliteren wij de ontwikkelingen. Om dat nog beter te kunnen is ook in 2023 het verbeteren van onze (ICT-)processen, -applicaties en -systemen een belangrijk speerpunt met als doel om nu en in de toekomst over betrouwbare, veilige informatievoorziening te beschikken die onze dienstverlening optimaal ondersteunt. Waar we in 2021 en 2022 vooral bezig waren met het op orde brengen hiervan en houden, willen we in 2023 ruimte gaan maken om ons beter in staat te stellen om pro-actief innovaties door te voeren. Hierbij hebben wij de ambitie om een 'slimme volger' te zijn. Innoveren brengt soms teveel risico's met zich mee voor de bestendige kwaliteit van onze dienstverlening en daarom baseren wij ons bij voorkeur op bewezen technologieën die we snel verwerken in onze organisatie.

In 2022 zijn wij van start gegaan met het programma "Samenwerken aan ICT". Langs 3 pijlers: (1) informatieveiligheid, (2) professionele en moderne dienstverlening en (3) innovatie, wordt op een projectmatige wijze gewerkt om onze systemen en processen te vernieuwen en te verbeteren. De samenwerking met de organisatie staat hierbij centraal. Applicaties, systemen en processen zijn daarbij een middel om bij te dragen aan onze gemeentelijke dienstverlening. Bedrijfsvoering ondersteunt ook in 2023 bij de juiste keuze voor nieuwe toepassingen (innovatie), voert verbeteringen door op bestaande systemen (professionele en moderne dienstverlening) en zorgt er samen met de organisatie voor dat onze informatie goed beveiligd is. In 2023 zetten wij conform kadernota extra middelen in om de informatieveiligheid te verbeteren en risico's' te verkleinen.

Onze procesinnovatie is gericht op een flexibele organisatie die soepel kan meebewegen met ontwikkelingen in de maatschappij. Door de hele organisatie werken we met principes als Lean en Agile voor het verbeteren van onze werkprocessen.

Wij hebben een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Duurzaam maatschappelijk vastgoed
Het eigen maatschappelijk vastgoed moet optimaal aansluiten bij wat er zowel nu als in de toekomst op maatschappelijk gebied nodig is voor de stad. Dit inclusief de ambitie om in 2040 alleen nog maar energie neutrale gebouwen te hebben. Dit doen wij in 2 fasen. Fase 1 (het vervangen van alle binnenverlichting in gemeentelijke gebouwen door ledverlichting) is grotendeels afgerond. Voor een beperkt aantal onderwijsgebouwen en andere objecten moet met de gebruikers nog afspraken worden gemaakt over welke tegenprestatie zij gaan leveren nu door verduurzaming door het aanbrengen van Ledverlichting door de gemeente Nieuwegein in hun gebouw zij energie en dus kosten gaan besparen.

In 2023 gaan we verder met fase 2 (verduurzamen van het vastgoed tot energie neutrale en gasloze gebouwen). De in 2021 afgeronde onderzoeken naar haalbaarheid en mogelijkheden vertalen we in 2023 naar Duurzame Meerjaren Onderhoudsplannen (DMJOP). Naast het al geplande reguliere onderhoud worden hierin ook de investeringen voor verduurzaming zichtbaar, mét de daarmee gepaard gaande extra kapitaallasten en eventuele geraamde besparingen of beperkingen van kostenstijging van energieverbruik. Tegelijkertijd leggen we de verbinding met het brede onderzoek naar onderwijshuisvesting (Erfgoeddeal), waar verduurzaming ook onderdeel van uitmaakt.

Bij alle nieuwbouwprojecten (zoals de nieuwbouw van het MEC in het Natuurkwartier en de nieuwe sportaccommodatie op sportpark Rijnhuizen/Parkhout/Zandveld) worden al volledig energie neutrale en gasloze gebouwen gerealiseerd.

Inkoop
De gemeente werkt bij haar inkoop volgens het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Dit Manifest is net herzien en in 2023 ligt de focus op het borgen van de SDG's in ons inkoopbeleid. We verstevigen in 2023 het contract- en leveranciersmanagement, onder andere door het geven van trainingen en het vergroten van het gebruik van het contractvolgsysteem.

Digitalisering en ethiek
Digitale systemen zijn onmisbaar om efficiënt en effectief alle gemeentelijke taken uit te voeren, maar ze brengen ook risico’s met zich mee. Uw raad heeft die risico’s in relatie tot kansen verkend in de strategische verkenning Digitale Samenleving, die begin dit jaar werd afgesloten met het vaststellen van het manifest Digitaal Nieuwegein. De waarden in dat manifest stellen we centraal waar we digitale systemen en processen inzetten.

Dat betekent onder meer dat we de privacy van onze inwoners, medewerkers en andere betrokkenen beschermen, dat we onze informatievoorziening goed beveiligen, (zie ook doel 2) en dat we transparant zijn over ons gebruik van data en algoritmen.

Wij binden en boeien onze medewerkers door goed werkgeverschap
We doen veel in Nieuwegein. De gemeente is in ontwikkeling en daarmee ook de taken van de medewerkers. Dat maakt een leuke, maar ook dynamische werkomgeving waarbij de balans tussen ambitie en middelen soms spannend is.

Vitaliteit, gezondheid en veiligheid
Vitaliteit en gezondheid zijn belangrijke thema’s voor onze organisatie. Thema’s die mede onder invloed van corona een andere, complexere context hebben gekregen. Voor 2023 blijft het voorkomen en terugdringen van verzuim een belangrijk speerpunt. Qua ambitieniveau blijven wij ons richten op het landelijk gemiddelde percentage voor middelgrote gemeenten (2021: 5,8%). Met het huidige ziekteverzuim, (rond 8% sept. 2022), dat deels ook longcovid betreft, ligt daar een aanzienlijke uitdaging om onze organisatie gezond te houden ook voor de collega's die dat verzuim met elkaar moeten opvangen. Met de maatregelen die inmiddels in gang zijn gezet verwachten wij het verzuim in 2023 onder de 7,0% te kunnen brengen.

Los van waar de werkplek zich bevindt, blijven we investeren in een fysiek en sociaal veilige werkomgeving. De acties uit de vastgestelde RI&E worden verder uitgevoerd en zijn meegenomen bij het nieuwe werkplekconcept voor de kantooromgeving in ons Stadshuis. We blijven scherp letten op de onderlinge omgangsvormen en de hoeveelheid werk die van medewerkers wordt gevraagd. Ook blijven we oog houden voor de noodzakelijke maatregelen waar het de bejegening van onze medewerkers vanuit de stad betreft. De opkomst van ondermijning als maatschappelijk thema dringt ook door binnen de organisatie waar de collega's die tot taak hebben om die ondermijning terug te dringen extra aandacht krijgen in het borgen van hun veiligheid.

Sociale kant van hybride werken
Als gevolg van corona is de fysieke afstand tussen medewerkers groot geworden. Dit is een sociaal aspect waar wij ook oog voor hebben. Hoe voelen onze medewerkers zich in die hybride context en hoe houden zij (ver)binding met elkaar, met de samenleving waar zij voor werken en ook met de organisatie. Hybride werken vraagt ander leiderschap en ander gedrag van medewerkers, dit is een continue doorontwikkeling. We besteden hier in 2023 expliciet aandacht aan bij organisatieontwikkeling en management development.

Inclusief werkklimaat en een toekomstbestendig en divers personeelsbestand
Een toekomstbestendig personeelsbestand is divers en daarmee rijk aan mogelijkheden, kenmerken, ervaringen en talenten.  Op het vlak van diversiteit willen wij onze ambitie langs het Charter Diversiteit verder gaan inkleuren. Naast een divers personeelsbestand gaat het ook om het scheppen van een klimaat van inclusiviteit. Als werkgever hechten wij grote waarde aan een veilige en gezonde werkomgeving. Waarbij het van belang is dat iedereen zichzelf kan zijn, zich veilig voelt, mee kan doen en met respect wordt behandeld. Het maakt niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. Het gaat om de meerwaarde die iemand heeft voor onze organisatie en wat diegene kan bijdragen aan de stad. We richten ons hierbij op alle (potentiële) medewerkers en vergroten, mede om die reden, de mogelijkheden om bij ons aan de slag te gaan voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt.

Wij merken dat we als werkgever nog steeds aantrekkelijk zijn op de arbeidsmarkt en het lukt ons doorgaans goed om nieuwe collega's aan te trekken. De situatie op de arbeidsmarkt vraagt wel steeds meer creativiteit en inzet om een aantrekkelijke werkgever te blijven. Naast de gewone set aan arbeidsvoorwaarden die wij tot onze beschikking hebben, onderscheiden we ons van andere werkgevers door de ontwikkel- en ontplooiingsmogelijkheden voor medewerkers zodat we deze medewerkers langer boeien en aan ons binden. Dat doen we vanuit het inmiddels geïmplementeerde strategisch leer- en ontwikkelplan. Naast de aantrekkelijkheid als werkgever draagt dit plan ook bij aan de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers wat met het te verwachten stijgende verloop een punt van toenemende aandacht is. In sommige (specialistische) functies is de krapte op de arbeidsmarkt zo groot dat onze inspanning onvoldoende leidt tot resultaat waardoor onze uitgaven voor inhuur stijgen. Het blijft ons doel om zo veel als mogelijk en verstandig is vaste collega's langer aan ons te binden.

Alle kosten voor de bedrijfsvoering inclusief alle personele lasten zijn in dit programma opgenomen. Er vindt in de begroting geen doorbelasting van kosten plaats. Dit programma gaat vooral over hoe wij werken als organisatie. Hierdoor heeft het programma een relatie met alle andere programma's. Vanuit de beleidsthema’s heeft de gemeente een voorbeeldfunctie die wij serieus nemen. Dit zien we bijvoorbeeld terug bij onderwerpen als ondermijning, diversiteit, inclusiviteit, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoordelijk inkopen.

Vanaf de begroting 2021 is, conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) ook een paragraaf bedrijfsvoering opgenomen. Om overlap te vermijden is ervoor gekozen de paragraaf te benutten voor onderwerpen die te maken hebben interbestuurlijk toezicht, controle en verantwoording. Ook het tax control framework staat in de paragraaf, waarbij de formatieve lasten wel in dit programma zijn opgenomen. Dit past in de ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording waarover in de toekomst in de paragraaf wordt verantwoord.